Slimmer werken
Werk slimmer zodat je meer impact kunt maken
De beweging vanuit hiërarchische organisaties naar zelfsturing is al een tijdje gaande. Of het nu om Lean, Agile of Holacratie gaat, steeds vaker beleggen we zeggenschap en eigenaarschap bij kleinere teams of individuen.
Logisch, want hiërarchie op de werkvloer werkt steeds minder goed, en op steeds minder plekken. Het gaat niet meer om efficiëntie en schaalvergroting, maar om snelheid, aanpassingsvermogen, zinvolle innovaties en daadwerkelijke impact. Want als organisatie wordt je meer en meer afgerekend op wat je daadwerkelijk betekent voor je klanten (of patiënten) en welk effect dat heeft op de wereld om ons heen.
Op zich niks nieuws (of je bent wel heel laat op dit feestje, laten we eerlijk zijn) maar het is makkelijker gezegd dan gedaan. Bovendien is zeggen dat je zelfsturing nog iets anders dan succesvol je teams en medewerkers in staat stellen echt impact te maken. Daarvoor is niet alleen de juiste werkwijze (met heldere afspraken, rollen en regels) nodig, maar ook de juiste cultuur.
Ownership begint bij vertrouwen van medewerkers
Pas wanneer medewerkers zich vertrouwd genoeg voelen, zullen zij pas echt eigenaarschap nemen. Dat vraagt om nieuw leiderschap met aandacht voor mensen en een growth mindset, maar ook om het vermogen om los te laten. Want door de beslissingsbevoegdheid echt bij het individu leggen (en dan ook echt, dus niet met een indirect controlemechanisme van bovenaf, of een manager die als hij/zij zenuwachtig wordt zich er toch nog even mee gaat bemoeien), zorg je niet alleen voor snelheid in het proces, maar stel je medewerkers in staat ownership te nemen.
Maak vaart door mensen verantwoordelijkheid te geven
Eerlijk is eerlijk: de meeste beslissingen neem je in een mum van tijd. Als je met niks of niemand rekening hoeft te houden, weet je vaak al vrij snel welke kant je op wilt. Het is vaak de onzekerheid die ervoor zorgt dat mensen geen keuze durven te maken. Dat komt soms voort uit persoonlijke twijfels en angsten, maar veel vaker uit de angst dat collega’s en managers negatief zullen reageren – ongeacht de uitkomst. Vanuit die onzekerheid zoeken mensen vaak veiligheid en bevestiging bij collega’s (“Ik heb het met Peter gecheckt, hij vond het een goed idee“) of processen. En daar komen onnodig veel controlelijntjes en vergaderingen al snel om de hoek kijken.
Cultuur en vertrouwen zijn dus essentieel, maar ook niet over één nacht ijs te veranderen. Dat vraagt om tijd. Om focus en commitment van iedereen om er samen serieus aan te bouwen. Maar er is wel iets dat je vrij simpel en snel kunt invoeren, dat dit proces bevordert. En dat zal je waarschijnlijk als muziek in de oren klinken:
Stop met onnodig, en onnodig lang vergaderen.
Met de juiste structuur zorg je voor focus op de inhoud
Klinkt leuk, maar hoe doe je dat eigenlijk? En hoe zorg je ervoor dat je zo min mogelijk met elkaar hoeft te praten, maar wel met elkaar in verbinding blijft en de juiste zaken met elkaar bespreekt? Dat allemaal valt of staat met de juiste vergaderstructuur. Dat klinkt misschien saai, maar eenmaal geregeld zorgt het er juist voor dat alle energie naar de inhoud kan gaan. En dat zorgt voor versnelling en een verbetering van de inhoud. Hoe zorg je voor zinvolle en vlotte vergaderingen? Dat hangt ook een beetje af van je organisatie en organisatiestructuur, maar bij deze alvast 3 tips:
- Vergader altijd – maar dan ook altijd – met een doel. Een doel dat van te voren voor iedereen helder is, zodat mensen kunnen beslissen of ze erbij aanwezig moeten en willen zijn; maar je ook gezamenlijk weet wat je wilt bereiken
- Zorg dat elke vergadering je in staat stelt om vooruitgang te boeken. Bijvoorbeeld omdat je gezamenlijk een beslissing maakt waardoor het team door kan; of kan versnellen. Alleen elkaar even updaten of ideeën uitwisselen klinkt leuk en is zeker zinvol voor input en draagvlak, maar zonder duidelijk vervolg stagneert het je proces
- Gebruik altijd dezelfde structuur voor je vergaderingen, met duidelijke rollen en regels. Dat klinkt formeel, maar het zorgt vooral voor rust en helderheid. We zien vaak dat veel tijd en energie verloren gaat in het verhelderen van het proces, en het uitwisselen van meningen en ideeën daaromtrent. Daarbij zijn vaak de personen met een hoger senioriteit niveau het meeste en langste aan het woord. Zonde, want dat zorgt er vaak voor dat energie wegvloeit, die je juist heel goed aan de inhoud had kunnen besteden en dat de collega’s die vrij recent aan boord zijn gekomen en frissen en goede ideeën hebben zich niet durven te laten gelden.
Neem de stap
Benieuwd hoe jouw organisatie meer impact kan maken, door jullie efficiëntie te verhogen zonder af te doen aan werkplezier? Hoe je je medewerkers echt weer in hun kracht zet en samen vol vertrouwen aan jullie doelen werkt. Just give us a call. We praten graag met je verder.