Ecare: 4 dagen werken en productiever functioneren
4 dagen werken én productiever zijn? Ecare bewijst dat het werkt
Vier dagen werken voor een fulltime-salaris, wie wil dat nu niet? Maar hoe zit het met productiviteit,
financiële resultaten en klanttevredenheid? Het softwarebedrijf voor zorgorganisaties Ecare bewijst
dat minder werken succesvol kan zijn. De sleutels: een visie, goede voorbereiding en intensieve
begeleiding tijdens het traject.
Veranderen vanuit visie
Er was niet echt sprake van een probleem binnen Ecare dat om een oplossing of nieuwe werkwijze vroeg. De verandering kwam vanuit een persoonlijke overtuiging van Aniek: “We hebben tegenwoordig allemaal een behoorlijk druk leven en ik vroeg me af hoe we bij Ecare konden zorgen voor een betere werk-privébalans. Daarnaast was ik benieuwd hoe we mensen nóg meer in hun kracht konden zetten, door het systeem waarin we zitten te veranderen en meer verantwoordelijkheid bij de mensen neer te leggen.”.
Trage besluitvorming
“Hoewel we geen grote problemen hadden, was er wel ruimte voor versnelling in ons besluitvormingsproces”, geeft Aniek aan. “Het ging zoals dat in heel Nederland gaat: we praatten veel over een bepaald onderwerp en betrokken daar verschillende mensen bij. Het ontwikkelen van zorgsoftware is natuurlijk een complex proces. Maar zo duurde het dikwijls lang om een besluit te nemen of tot een idee te komen. Dat moest anders kunnen.”
Bewezen praktijkvoorbeeld vanuit de health tech
Aniek las een artikel over een health tech bedrijf dat van een vijf- naar vierdaagse werkweek ging en ook nog eens productiever werd. “Tegelijkertijd leerde ik het boek Green On kennen, over zelfsturende teams en werkprincipes vanuit de special forces voor op de werkvloer. Het uitgangspunt is dat medewerkers vanuit hun specialisme zelf de verantwoordelijkheid dragen. Dus zónder management en vanuit duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Dit zogeheten Holacracy-
organisatiemodel sloot naadloos aan bij mijn eigen visie.”
Maar waar te beginnen?
Hoewel het mooi is om te streven naar een vierdaagse werkweek en tegelijkertijd werkgeluk en productiviteit te bevorderen, was dat niet het begin van de transformatie binnen Ecare. Aniek: “We moesten eerst onze werkwijze veranderen. Maar ik wilde dit niet allemaal zelf regelen. Toen kwam ik in contact met Frenk van Assen en Richard Bergmans van Threefront. Hun aanpak voelde direct goed en passend bij onze organisatie.”
“Wij geloven dat een team veel meer kan bereiken door slimmer samen te werken op basis van eenvoud, vertrouwen en aanpassingsvermogen”, vertelt Frenk. “Hiervoor passen we dezelfde werkprincipes toe die de special forces ook gebruiken. We werken met duidelijk gedefinieerde rollen, waarbij iedereen weet waarvoor hij of zij verantwoordelijk is. Dit leidt tot een plattere organisatie zonder management met minder overleg en afstemming. Daardoor is ook vier dagen
werken voor een vijfdaags salaris haalbaar. Zonder in te leveren op resultaat.”
Start pilottraject holacratisch werken
Samen met Threefront werd een sessie binnen Ecare georganiseerd. Toen bleek dat iedereen het Holacracy-model en een vierdaagse werkweek wel zag zitten, startte Ecare met een pilottraject bij de business unit Software met zo’n 80 medewerkers.
Aniek: “In september 2022 zijn we eerst begonnen met holacratisch werken, waarbij we de vijfdaagse werkweek aanhielden. We moesten namelijk eerst leren anders te werken en processen slimmer en efficiënter in te richten, omdat we onze productiviteit wilden behouden. Daar heeft Threefront ons intensief bij begeleid, waar ik erg blij mee was.”
“Die oefenperiode was goed. Want toen we in januari 2023 startten met de pilot voor de vierdaagse werkweek, hadden we al een soort basis. Toen werkten we nog niet perfect holacratisch, hoor. Het is een andere manier van werken, dat moesten we echt leren.”
Workshops en Kamp Ecare
Bij een dergelijke verandering met zo’n grote impact op de organisatie is een uitgebreide voorbereiding en goede begeleiding noodzakelijk. “We trapten het traject af tijdens Kamp Ecare, een teamactiviteit van Ecare”, vertelt Frenk. “Om alle medewerkers van Ecare Software te inspireren en te laten kennismaken met de nieuwe werkprincipes. Vervolgens hebben we verschillende workshops georganiseerd om inzicht te geven wat hun huidige drijfveren en gedragingen zijn en welke rollen een medewerker binnen zijn of haar functie bekleedt.”
Zo transformeerde Ecare langzaam van functies naar rollen. Frenk: “Als een taak bijvoorbeeld twee uur of meer per week vroeg, dan werd dit een rol. Ook veranderden overlegstructuren naar tactische meetings, over de dagelijkse gang van zaken, en governance meetings, om iets in de organisatie te veranderen. Die duren meestal 20 tot 30 minuten. Tot slot is aandacht voor een holacratische cultuur erg belangrijk. Zo waren er workshops rondom kernwaarden, werkafspraken, en het geven van feedback. Daarbij gaan we verder dan de standaard holacracy-benadering, door de mens en ons gevoel centraal te stellen.”
Stinky Fish Exercise
Ecare is een open en transparante organisatie en om inzicht te krijgen in zorgen die onder medewerkers speelden rondom dit nieuwe werken, werd samen met Threefront een Stinky Fish Exercise georganiseerd. De reden: als een verborgen angst of probleem niet op tijd wordt aangepakt, dan gaat dit na verloop van tijd ‘stinken’. Zoals een vis die je te lang laat liggen. “Hieruit bleek dat er toch nog wel wat medewerkers waren die niet zo positief waren over of geloofden in het holacratische model”, geeft Aniek aan. “Ze hadden bijvoorbeeld het gevoel de grip op hun werk te verliezen. Die belemmerende overtuigingen hebben we open en bloot, wel anoniem, opgehangen, zodat iedereen die kon inzien. Het opschrijven van die twijfels en bezwaren heeft goed gedaan. Anders ga je zo’n intensief traject in op basis van aannames. En Threefront kon hier verder mee aan de slag in de workshops.”
Pijnlijke bewustwording van het belang van holacratisch werken
Aniek: “Tijdens het traject overleed een voor ons belangrijke collega, die eerder de functie had van CTO. Hij was nog maar 40 jaar en opeens was hij er niet meer. We zijn een zeer hecht bedrijf en het was voor ons een zwaar verlies. Tegelijkertijd drukte deze verdrietige gebeurtenis ons met de neus op de feiten. Hij had namelijk verschillende belangrijke rollen binnen Ecare die we net gedetailleerd in kaart hadden gebracht. Dat in kaart brengen van die rollen, maakt ons veel wendbaarder, ook in een extreme situatie als deze.”
Werken in rollen en cirkels
Binnen de business unit Ecare Software zijn er nu negen ontwikkelteams, ofwel cirkels, die ieder hun werk kunnen indelen naar wens. “Mensen hebben zelf de regie over wat ze doen en welke rollen ze vervullen”, licht Aniek toe. “Het ene team bestaat alleen uit developers die alles doen, terwijl in een ander team de taken zijn opgeknipt in losse rollen, omdat dat beter voor hen werkt. Er is geen ‘one size fits all’-aanpak meer.”
Even wennen, die verantwoordelijkheid
Bij Ecare is iedereen geneigd om elkaar te helpen. Het holacratisch werken met rollen en eigen verantwoordelijkheden was dus in het begin behoorlijk wennen. Aniek: “De resultaten van doelstellingen liggen nu bij de mensen zelf. Dat betekent dat er ineens andere vaardigheden worden gevraagd. Het kwam voor dat mensen bepaalde rollen namen en we die rollen soms weer terugnamen, omdat het toch niet bij hen paste.”
“Als collega’s nu bij mij komen met de vraag: ben je hiermee akkoord? Dan stel ik de wedervraag: welke rol van mij spreek je hierop aan? En dan is het al snel ‘Oh laat maar’ en dan kunnen ze zelf weer door. Dus voor iedereen is het wennen, ook voor mij”, lacht Aniek. “Al met al neemt iedereen nu zijn verantwoordelijkheid. Dat is fijn, want dan is de besluitvorming niet meer alleen afhankelijk van mij en een paar andere mensen binnen Ecare, maar van ons allemaal.”
Tevreden klanten en medewerkers en 35% meer productiviteit
Het holacratisch werken bewees succesvol te zijn in de praktijk. Aniek: “Onze klanttevredenheid steeg naar een acht en de NPS-score voor medewerkerstevredenheid schoot naar 83 punten op een schaal van –100 tot en met 100. En zelfs al werkten we een dag minder, onze productiviteit nam toe met maar liefst 35%. Verder kost de implementatie van een vierdaagse werkweek natuurlijk geld, desondanks hebben we gewoon onze financiële doelstellingen behaald.”
Dit zijn natuurlijk harde, meetbare resultaten, maar ook de ‘zachte’ uitkomsten van het nieuwe werken werden zichtbaar. “Medewerkers beginnen veel relaxter aan de maandag”, merkt Aniek op. “Ze zijn vaak blijer, vrolijker en energieker. En het lijkt wel of we nog hechter zijn geworden; er hangt een hele fijne sfeer. Ook is de creativiteit aanzienlijk verbeterd. Er zijn veel leuke ideeën ontstaan die we hebben opgepakt. Dat is in onze branche natuurlijk fijn, want je wilt innovatief zijn. Dat schrijf ik toch toe aan het feit dat mensen meer rust en ruimte in hun hoofd hebben voor creatieve innovaties.”
Makkelijker nieuwe collega’s werven
Ook de werving- en selectiekant heeft een boost gekregen door de organisatieverandering. “Het lukt ons veel makkelijker om nieuwe, getalenteerde medewerkers binnen te halen”, licht Aniek toe. “We zijn een aantrekkelijkere werkgever geworden, mede door de vierdaagse werkweek. Wel zijn we
kritischer in het selectieproces. Past iemand bij onze cultuur en werkwijze? Gelukkig kan dit ook, omdat we op onze vacatures nu meer sollicitaties binnenkrijgen.”
Ook naar een holacratisch model overstappen? Twee tips
“Samen met Threefront hebben we het traject ruim opgezet”, geeft Aniek aan. “Dus eerst een periode holacratisch werken en daarna de proef van zes maanden om vier dagen per week te werken. Mijn advies is dan ook: neem de tijd. Ook al wil je soms sneller, je kunt niet alles in twee maanden proppen om tot dezelfde resultaten te komen.”
“Een andere tip die ik wil meegeven, is om zo’n intensief traject niet op eigen houtje te doen. De mannen van Threefront zijn heel capabel. De workshops begeleiden ze heel professioneel vanuit een menselijke benadering. Zo kon iedereen hen bij vragen gewoon een-op-een benaderen via Slack. We hebben Frenk en Richard dan ook niet als externen behandeld, maar als collega’s en onderdeel van het team. Dat kon ook omdat zij zich zo opstelden. Dit leidde tot open en eerlijke communicatie met onze mensen. Dat heeft ons enorm geholpen in het traject.”
Uitrol bij andere twee business units gestart
Na het succes bij de business unit Ecare Software is Ecare gestart met de uitrol van het holacratisch werken bij de twee andere business units: Ecare Shared Services en Ecare Cloud IT. Hier werken 20 tot 25 medewerkers. “Deze teams zijn weer heel anders dan Ecare Software, met ieder weer een eigen dynamiek”, besluit Aniek. “Dus ik ben benieuwd naar de uitkomsten van deze pilots. De mensen zijn in ieder geval erg enthousiast over wat we bij Ecare Software hebben neergezet. En uiteraard doen we deze pilottrajecten weer samen met Threefront.”
Verder praten of weten wat we voor jou kunnen doen?
We vertellen graag over onze aanpak, overtuigingen en projecten. Of het nu om een eerste kennismaking gaat of een concrete vraag waar je onze hulp voor nodig hebt – we komen graag in contact!